Mateřská škola Trojlístek Nový Jičín, Máchova 62, příspěvková organizace
(dále jen škola)

Informace školy o ochraně osobních údajů a jejich zpracování

Dne 27. 04. 2016 bylo přijato nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů) jež je účinné ode dne 25. 05. 2018 (dále jen „GDPR“).

Škola jako veřejná instituce a Správce osobních údajů zpracovává v rámci své činnosti osobní údaje Subjektů údajů, kterými jsou jeho zaměstnanci, děti a jejich zákonní zástupci, a je tedy povinna se GDPR řídit a chránit tak veškeré osobní údaje. Zvláštní pozornost věnuje škola ochraně osobních údajů dětí.

Škola zpracovává osobní údaje dětí, zejména pro splnění právní povinnosti vedení dokumentace školy na základě zákona č. 561/2004 Sb., školský zákon, dále na základě souhlasu zákonných zástupců a na základě plnění smluvní povinnosti. S ohledem na to, že škola provádí svou činnost ve veřejném zájmu zpracovává osobní údaje nezbytné pro splnění tohoto úkolu a v neposlední řadě škola zákonným způsobem zpracovává osobní údaje pro potřeby svých oprávněných zájmů.

Na základě školského zákona zpracovává škola zejména následující typy osobních údajů: jméno a příjmení, bydliště, doručovací adresa, rodné číslo, adresa, pohlaví, místo narození, datum narození, e-mailová adresa, zdravotní znevýhodnění, telefonní číslo zákonných zástupců. Tyto osobní údaje jsou nutné k vedení dokumentace školy a jsou potřebné zejména pro vedení školní matriky, k přijetí dětí k předškolnímu vzdělávání, záznamům o průběhu vzdělávání a jeho ukončování, pro vedení třídní knihy jako povinného dokumentu, vedení záznamů z porad zaměstnanců a pedagogických pracovníků, vedení knihy úrazů a záznamů o úrazech dětí.

Na základě Zákoníku práce zpracování škola následující typy osobních údajů zaměstnanců: jméno a příjmení, bydliště, rodné číslo, adresa, doručovací adresa, pohlaví, místo narození, datum narození, e-mailová adresa, zdravotní znevýhodnění, telefonní číslo, vzdělání, příjem za zaměstnání, osobní údaje dětí, manžela, pro účely vedení dokumentace zaměstnanců.

Z důvodu plnění úkolů ve veřejném zájmu a plnění právní povinnosti zpracování škola osobní údaje dětí a jejich zákonných zástupců, kterými jsou kontaktní údaje jako telefonní číslo a email na zákonné zástupce dětí, jmenovky dětí, podpisy dětí na výkresech a podpisy zákonných zástupců na prezenčních listinách.

Na základě informovaného souhlasu škola zpracovává následující typy osobních údajů: seznamy dětí na mimoškolních akcích a výletech, seznamy dětí na soutěžích, plavání, fotografie dětí při školních i mimoškolních akcích a jejich prezentace na webových stránkách školy popř. prezentace na sociálních sítích, prezentace při soutěžích pořádaných jiným městem, výstavách pořádaných MŠ i organizacemi ve městě.

Škola žádá zákonné zástupce dětí o udělení informovaného souhlasu podepsáním a vyplněním formuláře, ve kterém je možné udělit souhlas i pouze ke konkrétním osobním údajům, na něž se souhlas vztahuje, a to: Označením slova ANO v případě, že je souhlas udělen a označením NE, pokud se souhlas neuděluje.

Zákonný zástupce dítěte může svůj souhlas vzít kdykoliv zpět, a to stejným způsobem, kterým souhlas udělili nejčastěji písemně prostřednictvím pedagogického pracovníka, aniž je tím dotčena zákonnost zpracování založená na souhlasu uděleném před jeho odvoláním.

Ředitel školy důsledně zakazuje předávání osobních údajů dětí třetím osobám soukromého práva, pokud jde například o nabídky pomůcek nebo knih, atd.

Zaměstnanci, děti a zákonní zástupci, jejichž osobní údaje škola zpracovává, mají ve vztahu k těmto údajům následující práva:

Právo na to být informován a mít přístup ke zpracovávaným osobním údajům, zejména o tom, jaké osobní údaje škola zpracovává a za jakým účelem a komu je poté jako příjemci škola dále poskytuje, po jakou dobu, budou osobní údaje uloženy, zda je škola zpracovává automatizovaně.

Právo na opravu nepřesných osobních údajů, které se ho týkají.

Právo na výmaz osobních údajů. Toto právo se však netýká zákonného zpracování údajů, například školní matriky.

Právo na omezení zpracování. Jde například o případ, kdy je namítána nepřesnost osobních údajů, a to na dobu, než škola ověří přesnost osobních údajů. Nebo se může jednat o skutečnost, že zpracování osobních údajů je protiprávní a zaměstnanec nebo zákonný zástupce dítěte odmítl výmaz osobních údajů a žádá místo toho o omezení jejich použití.

Právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů. Toto právo se netýká zákonného zpracování údajů, například školní matriky.

Právo na přenositelnost údajů. Jde například o usnadnění komunikace s jinou školou při změně školy, můžete od školy dostat údaje, které od vás získali.

Právo podat stížnost u dozorového úřadu, kterým je Úřad pro ochranu osobních údajů. Každý má právo obrátit se se stížností ve věcech ochrany osobních údajů na Úřad pro ochranu osobních údajů.

Právo na účinnou soudní ochranu vůči škole jako správci nebo dalšímu zpracovateli.

Právo na náhradu újmy a odpovědnost.

Pokud zaměstnance nebo zákonný zástupce podá žádost k uplatnění některého z výše uvedených práv, škola ji vyřizuje bez zbytečného odkladu, nejpozději do 1 měsíce, ve výjimečných případech do 2 měsíců. (toto neplatí u práva podat stížnost u dozorového úřadu, práva na účinnou soudní ochranu a práva na náhradu újmy a odpovědnost)

Informace poskytnuté zaměstnancům nebo zákonným zástupcům dětí se poskytují a činí bezplatně. Pouze v případě, kdy jsou žádosti podané těmito subjekty údajů zjevně nedůvodné nebo nepřiměřené, zejména protože se opakují, může ředitel školy rozhodnout o uložení přiměřeného poplatku, nebo odmítnout žádosti vyhovět. Zjevnou nedůvodnost dokládá škola. V takovém případě se výše poplatku řídí sazebníkem úhrad za poskytování informací dle zákona č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím.

Škola osobní údaje týkající se dítěte uchovává na základě povinnosti stanovené v § 28 školského zákona a podle zákona o archivnictví. A to nejen v průběhu vzdělávání dítěte, ale i po jeho skončení v zákonných lhůtách. Osobní údaje zaměstnanců a zákonných zástupců uchovává pouze po nezbytně nutnou dobu včetně jejich archivace. Pro každý druh dokumentace je stanovena zvláštní lhůta dle skartačního řádu.

Škola má vytvořený systém pro zabezpečení ochrany osobních údajů, a to jednat v písemné podobě a také v podobě elektronické. Těmito zabezpečeními pak jsou:

• uložení dokumentů podle spisového a skartačního řádu,

• nově vytvořena funkce pověřence pro ochranu osobních údajů, který provádí nezávislou kontrolní funkci ochrany osobních údajů ve škole,

• osobní odpovědnost osob, které vedou školní matriku,

• shromažďování pouze nezbytných osobní údaje,

• již nepotřebné údaje škola skartuje,

• povinnost mlčenlivosti o všech zpracovávaných osobních údajích,

• neposkytování osobních údajů osobám mimo výchovně vzdělávací proces,

• vydání směrnice, která obsahuje pravidla o ochraně osobnosti ve škole,

• stanovení účel a způsobu provozování kamerového systému,

• ochrana osobních údajů při práci s IT technikou.

Cílem tohoto dokumentu je informovat o zpracování osobních údajů a právech, která mohou zaměstnanci, děti, resp. jejich zákonní zástupci uplatnit. Informace o zpracování osobních údajů jsou dostupné na webových stránkách školy a budou průběžně aktualizovány.

Na školu je možné se k uplatnění výše uvedených práv v oblasti osobních údajů obracet prostřednictvím datové schránky: 9na37yn, emailem na adrese: butkovova@trojlistek.cz nebo poštou na adrese: Mateřská škola Trojlístek Nový Jičín, Máchova 62, příspěvková organizace, Máchova 1067/62, 741 01 Nový Jičín

Výše uvedenými způsoby je možné se na školu obracet i v případě odvolání souhlasu se zpracováním osobních údajů.

Škola jako orgán veřejné moci jmenovala pověřence pro ochranu osobních údajů, kterým je Mgr. Pavla Havránková, kontakt : 775 555 566, datová schránka: pvqqvyc, email: havrankova-advokat@seznam.cz.

Pověřenec pro ochranu osobních údajů je dostupný a k dispozici zaměstnancům, dětem a zákonným zástupcům dětí. Ve spolupráci s vedením školy vyřizuje žádosti o informace od zaměstnanců a zákonných zástupců dětí včetně oprav osobních údajů, výmazu osobních údajů, vznášení námitek proti zpracování osobních údajů.

V Novém Jičíně, dne 15.10.2018